Le recouvrement des créances est un enjeu essentiel pour les entreprises qui se veulent pérennes. Les retards de paiement peuvent en effet avoir un impact significatif sur la trésorerie et réduire le chiffre d’affaires d’une société.
Afin de faciliter le processus de recouvrement, les entreprises peuvent se tourner vers un logiciel spécialisé. Ce type d’outil permet de gérer efficacement les comptes clients et de mettre en place des processus de relance automatisés. Pour vous aider à choisir le bon logiciel, nous vous présentons les 5 fonctionnalités essentielles qu’un logiciel de recouvrement doit posséder.
Les scénarios de relances automatiques
L’une des principales fonctionnalités d’un logiciel de recouvrement est la mise en place de scénarios de relance automatisés. Comme leur nom l’indique, ces scénarios permettent d’envoyer des rappels de paiement automatiques aux clients en cas de facture en retard.
Contrairement à une idée reçue, le logiciel de recouvrement peut envoyer des e-mails de relance, mais également des SMS. Cette technique améliore le taux de récupération des créances, tout en réduisant le temps et les efforts fournis.
Les indicateurs de reporting
L’objectif du logiciel de recouvrement n’est pas uniquement de relancer les clients pour réduire les impayés. Cet outil offre plusieurs fonctionnalités très intéressantes, notamment des indicateurs de reporting.
Et pour cause, le logiciel est d’une grande aide lors de la prise de décision. Ce dernier présente aux entreprises plusieurs indicateurs qui permettent de mesurer l’efficacité de la stratégie de recouvrement en fournissant des informations sur les performances passées et présentes. Nous vous conseillons fortement d’analyser ces indicateurs régulièrement ; ce geste faisant partie des clés du succès de la mise en place du logiciel de recouvrement.
Voici les 3 indicateurs que nous retrouvons en priorité :
Le scoring client
Le scoring client est un indicateur qui permet de mesurer la probabilité qu’un client paie ou non ses factures à temps. Le score est calculé en fonction de différents critères tels que :
- l’historique de paiement ;
- le montant des factures en souffrance ;
- le profil client.
Le scoring client est un indicateur efficace pour prévoir les risques d’impayés. Il permet aux entreprises de prioriser les clients qui présentent le profil le plus à risque et de concentrer leurs efforts de recouvrement sur ces derniers.
Le taux DSO
Le taux DSO est l’un des indicateurs les plus importants. Derrière ce sigle se cache le Day Sales Outstanding, c’est-à-dire le délai moyen que l’entreprise attend entre l’émission de la facture et l’encaissement de son dû.
Plus le taux DSO est élevé, plus l’entreprise met de temps à récupérer ses créances et voit sa trésorerie impactée. Un logiciel de recouvrement doit fournir des données précises sur le taux DSO, ce qui permet à l’entreprise de mesurer son efficacité en matière de recouvrement. Ce taux prend la forme d’un chiffre que le logiciel calcule à partir des informations suivantes :
- Le montant des créances sur une période donnée
- Le chiffre d’affaires sur la même période
Le taux d’encaissement
Le taux d’encaissement est l’indicateur à prendre en compte pour connaitre précisément l’efficacité de votre stratégie de recouvrement de créances.
Ce dernier mesure le pourcentage de créances qui ont été récupérées par rapport au montant total des factures impayées. C’est donc une fonctionnalité essentielle que certains logiciels de recouvrement calculent de manière automatique.
Un tableau de bord complet
La force d’un logiciel de recouvrement réside dans son tableau de bord. Son interface est un outil puissant qui permet de visualiser rapidement les performances de l’entreprise en matière de recouvrement.
Il affiche non seulement les données comme les montants en souffrance, les retards de paiement et les paiements en cours, mais permet également de synthétiser les informations. Un tableau de bord complet permet aussi de suivre les performances de l’entreprise en temps réel, ce qui permet de prendre des décisions rapidement et efficacement.
Le paiement en ligne
Selon les derniers sondages, plus de 80% des consommateurs français effectuent des achats en ligne. Ce système de paiement est de plus en plus demandé par les clients. C’est pourquoi un logiciel de recouvrement qui permet aux clients de régler leurs factures en ligne augmente généralement le taux d’encaissement.
C’est une fonctionnalité essentielle pour un logiciel de recouvrement moderne. Elle permet de réduire les délais de paiement et de faciliter le processus de recouvrement des créances.
Attention : soyez regardant sur la sécurité du système de paiement. Informez-vous en amont sur le taux de sécurité que présente le logiciel que vous pensez adopter.
La gestion multi-devises
Enfin, cette fonctionnalité n’est pas toujours essentielle, mais elle le devient très rapidement pour les entreprises qui travaillent à l’international. Une gestion multi-devises permet de prendre en charge des factures avec différentes devises et de convertir automatiquement les montants en fonction du taux de change officiel en vigueur.
Cette fonctionnalité permet de simplifier le processus de facturation des clients étrangers. En agissant rapidement, le logiciel permet également d’éviter de possibles fluctuations des taux de change.