Lorsque des clients outrepassent le délai octroyé pour le paiement de leurs factures, les entreprises doivent adopter une stratégie de recouvrement de créances. Celle-ci est entièrement automatisable grâce à un outil comme un logiciel de recouvrement client.
L’objectif est de réduire les impayés en obtenant des débiteurs les paiements demandés. Toutefois, tout cela n’est possible que si cet outil est correctement mis en place. Nous faisons le point dans notre article.
Bien choisir son logiciel de recouvrement
Dans un article précédent, nous vous présentions comment choisir votre logiciel de recouvrement. Le choix d’un outil adapté à votre entreprise est une étape essentielle pour tirer le meilleur de cet outil. Avant de choisir votre logiciel de recouvrement, prenez en compte les éléments suivants :
- Les scénarios de relance : le logiciel doit proposer plusieurs options de relance automatique des clients.
- Le tableau de bord en temps réel : vous devez avoir une vue d’ensemble des actions menées sur les factures en temps réel, ainsi qu’une interface intuitive pour permettre aux équipes de collaborer de manière efficace.
- L’option de paiement en ligne : le logiciel doit permettre à vos clients de régler leurs factures en ligne, pour une expérience utilisateur optimale.
- L’intégration avec votre outil de comptabilité : le logiciel doit obligatoirement être compatible avec votre outil de comptabilité pour éviter les doubles saisies.
Définir ses besoins en termes de recouvrement
Cela peut paraître évident, et pourtant, beaucoup d’entreprises brûlent cette étape. En effet, pour que la mise en place d’un logiciel de recouvrement se passe bien, il faut que ce dernier soit adapté aux besoins de l’entreprise.
Pour définir ces besoins, vous devez évaluer votre situation financière et établir une politique de crédit claire. Déterminez en priorité les sommes dues par les clients, ainsi que le nombre de factures en souffrance et les délais de paiement moyen.
Une fois ces données récoltées, vos équipes peuvent analyser l’efficacité de la stratégie de recouvrement de créances adoptée par l’entreprise.
Suivre les indicateurs de performance
Le succès de la mise en place d’un logiciel de recouvrement passe par l’analyse de sa performance. Pour ce faire, vous devez suivre les indicateurs suivants :
Le comportement de paiement des clients (DSO)
Le DSO (Days Sales Outstanding) est un indicateur qui mesure le temps moyen qu’il faut à vos clients pour payer leurs factures. Plus ce chiffre est élevé, plus vos clients tardent à payer et plus votre entreprise est exposée au risque d’impayés.
Vous pouvez calculer le DSO avec la méthode comptable. Le but est de suivre la formule suivante :
DSO = montant des créances clients sur une période donnée / chiffres d’affaires sur la même période x nombre de jours de ladite période.
Exemple : Sur 40 jours, le montant des créances est de 30 000€ et le chiffre d’affaires de 400 000€.
DSO = (30 000 / 400 000) x 40 = 3 jours.
Le taux d’encaissement
Le taux d’encaissement mesure le pourcentage de factures payées dans les délais impartis. Plus ce chiffre est élevé, plus votre entreprise est performante dans le recouvrement de ses créances.
Vous pouvez calculer le taux d’encaissement avec la formule suivante :
Taux d’encaissement = montant des factures recouvrées / montant total des factures impayées x 100.
Exemple : une entreprise à 16 000€ de factures impayées sur 30 jours et elle a réussi à encaisser 7 000€ durant le mois.
Taux d’encaissement = (7 000 / 16 000) x 100 = 43,75%.
Le taux d’activation
Le taux d’activation mesure le pourcentage de clients qui ont répondu favorablement à vos relances et qui ont finalement réglé leurs factures. Plus ce chiffre est élevé, plus votre logiciel de recouvrement est efficace.
Taux d’activation = (nombre de dossiers encaissés / nombre de dossiers en cours) x 100.
Opter pour un logiciel qui s’intègre avec la facturation
Pour une gestion optimale de vos créances, il est important de choisir un logiciel de recouvrement qui s’intègre parfaitement avec votre outil de facturation. Cela vous permet de suivre les paiements en temps réel et d’automatiser les relances en cas de retard de paiement.
Si le logiciel de recouvrement choisi ne s’intègre pas avec votre outil de facturation ou votre CRM, cela a de grandes chances d’engendrer des retards et d’empêcher l’automatisation complète des recouvrements de créances.
Synchroniser les équipes avec le tableau de bord
Il est essentiel de synchroniser les équipes impliquées dans la gestion des créances avec le tableau de bord du logiciel de recouvrement. C’est un élément crucial qui permet une meilleure communication entre les équipes et une vision commune de l’état des créances et des paiements.
En synchronisant les équipes, vous pouvez également mieux gérer les priorités de relance en identifiant les clients les plus à risque et en mettant en place des actions préventives pour éviter les impayés.